Is werkkleding bedrukken of borduren fiscaal aftrekbaar?

Je wilt werkkleding laten bedrukken of borduren met een bedrijfslogo. Maar zijn die kosten fiscaal aftrekbaar? En maakt het uit of je kiest voor bedrukking of borduurwerk? Voor veel ondernemers en werkgevers is dit een relevante vraag, zeker als het gaat om grotere orders voor het hele team. In dit artikel wordt er behandelt wat de regels hiervoor zijn in Nederland.

Het korte antwoord: in de meeste gevallen zijn de kosten voor bedrukking en borduurwerk fiscaal aftrekbaar. Maar er zijn wel voorwaarden. In dit artikel leggen we uit hoe dat werkt. Let op: fiscale regels kunnen veranderen en verschillen per situatie. Raadpleeg bij twijfel altijd een belastingadviseur.

Bedrukking als onderdeel van de bedrijfskosten

De kosten voor het bedrukken of borduren van bedrijfskleding vallen onder de algemene bedrijfskosten. Net als de aanschaf van de kleding zelf zijn deze kosten aftrekbaar van de winst, mits ze worden gemaakt in het kader van de onderneming. De kosten moeten dus zakelijk zijn en verband houden met de bedrijfsactiviteiten.

Bewaar altijd de facturen van de bedrukking of het borduurwerk. Noteer ook waarvoor de kleding is bestemd en wie de kleding draagt. Dit is van belang bij een eventuele belastingcontrole, waarbij je moet kunnen aantonen dat de kosten zakelijk zijn.

De 70 cm² regel: wanneer telt een logo mee?

De Belastingdienst stelt dat werkkleding met een beeldkenmerk van de werkgever, zoals een bedrijfslogo, als fiscale werkkleding wordt aangemerkt. Voorwaarde is dat het beeldkenmerk per kledingstuk een minimale totale oppervlakte van 70 cm² heeft. Is het logo kleiner, dan voldoet de kleding mogelijk niet aan de fiscale definitie van werkkleding en kan de vergoeding belast zijn.

Een logo van voldoende grootte zorgt er dus voor dat de kleding fiscaal als werkkleding wordt aangemerkt. Dat maakt zowel de aanschaf van de kleding als de kosten voor bedrukking of borduurwerk aftrekbaar. Via de pagina werkkleding op maat helpt Tricorp je verder met de mogelijkheden voor bedrukking en borduurwerk op werkkleding.

Btw terugvragen op bedrukking

Ben je btw-plichtig ondernemer? Dan kun je de btw op de kosten voor bedrukking of borduurwerk in principe terugvragen als voorbelasting. Dat geldt zowel voor de kosten van de kleding zelf als voor de kosten van het drukwerk, mits de kleding zakelijk wordt gebruikt.

Zorg dat de factuur voor de bedrukking op naam staat van de onderneming en dat de btw apart is vermeld. Alleen dan kun je de btw terugvragen in je btw-aangifte.

Werkkleding vergoeden aan medewerkers

Als werkgever kun je bedrukte of geborduurde werkkleding onbelast vergoeden of verstrekken aan medewerkers, mits de kleding voldoet aan de fiscale definitie. Kleding met een logo van minimaal 70 cm² dat verwijst naar de werkgever valt hieronder. De vergoeding hoeft dan niet als loon te worden opgegeven.

Voldoet de kleding niet aan de voorwaarden, dan kan de vergoeding worden aangemerkt als loon in natura. In dat geval kan de werkkostenregeling (WKR) uitkomst bieden, waarbij een vrijgesteld budget beschikbaar is voor vergoedingen aan medewerkers.

Werkkleding in veel kleuren, één fiscaal voordeel

Of je nu kiest voor een effen kleur of een bicolor uitvoering: zodra het bedrijfslogo van voldoende grootte op de kleding is aangebracht, voldoet de kleding aan de fiscale voorwaarden. De Redefined lijn van Tricorp is beschikbaar in veel verschillende kleuren en uitvoeringen, zodat de kleding altijd aansluit op de huisstijl van de organisatie. En met een bedrijfslogo erop is de investering in veel gevallen ook nog eens fiscaal aftrekbaar.

Ga naar de website van de Belastingdienst voor meer informatie over fiscale regels rondom werkkleding.